Datenschutzhinweise zur rechtlichen Betreuung

Stand: 9. September 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Die Berliner Anschrift ist ausschließlich eine Postanschrift und keine ladungsfähige Büroanschrift.

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse oder ein Schreiben an das Büro.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Eine rechtliche Betreuung wird ausschließlich aufgrund einer gerichtlichen Bestellung geführt. Der gerichtlich bestimmte Aufgabenkreis und die Erforderlichkeit im Einzelfall begrenzen auch die Verarbeitung personenbezogener Daten. Eine Bestellung ist kein privater Dienstleistungsvertrag; die Verarbeitung wird deshalb nicht auf eine Vertragserfüllung oder eine pauschale Einwilligung gestützt.

Wir verarbeiten die erforderlichen Daten, um

• die persönliche und rechtliche Situation sowie die Wünsche der betreuten Person zu berücksichtigen;
• bei der Besorgung der rechtlichen Angelegenheiten zu unterstützen und innerhalb der Vertretungsbefugnis zu vertreten;
• Ansprüche zu prüfen, geltend zu machen oder abzuwehren;
• mit Gerichten, Behörden, Leistungsträgern und weiteren erforderlichen Stellen zu kommunizieren;
• die Betreuung zu dokumentieren und Berichts-, Nachweis- und Rechnungslegungspflichten zu erfüllen;
• Vergütung und Aufwendungsersatz abzurechnen;
• bei Betreuerwechsel oder Ende der Betreuung Übergabe und Abwicklung vorzunehmen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit § 20 BtOG und den einschlägigen Vorschriften des Betreuungsrechts, insbesondere §§ 1815, 1821, 1863, 1865 und 1872 BGB. § 20 BtOG gestattet die Verarbeitung nur, soweit sie zur Erfüllung der gesetzlichen Betreuungsaufgaben erforderlich ist. Nicht jeder Aufgabenbereich gehört zu jeder Betreuung; eine Bestellung führt weder automatisch zu umfassender Vertretungsbefugnis noch zu einem Einwilligungsvorbehalt.

• § 20 BtOG
• § 1815 BGB
• § 1821 BGB
• § 1863 BGB
• § 1872 BGB

3. Verarbeitete Daten und besondere Datenkategorien

Je nach Aufgabenbereich verarbeiten wir insbesondere:

• Namen, Geburtsdatum, Anschriften und Kontaktdaten;
• gerichtliche Beschlüsse, Aktenzeichen und Angaben zur Vertretungsbefugnis;
• familiäre, persönliche und soziale Verhältnisse;
• Angaben zu Einkommen, Vermögen, Verbindlichkeiten, Konten und Verträgen;
• Versicherungs-, Renten-, Pflege- und Sozialleistungsdaten;
• erforderliche Gesundheitsdaten, Gutachten und Angaben zum Unterstützungsbedarf;
• Schriftverkehr, Gesprächsvermerke, Anträge, Bescheide und sonstige fallbezogene Unterlagen.

Daten über Angehörige, Vertrauenspersonen und weitere Beteiligte werden nur einbezogen, soweit sie für die konkrete Aufgabe erforderlich sind.

Gesundheitsdaten und andere besondere Datenkategorien verarbeiten wir nur, wenn zusätzlich eine Voraussetzung des Art. 9 Abs. 2 DSGVO für den konkreten Zweck vorliegt. Bei der Wahrnehmung sozialrechtlicher Ansprüche kommt Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO in Betracht, bei der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen Art. 9 Abs. 2 Buchstabe f DSGVO. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe h DSGVO kann nur unter den zusätzlichen Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 3 DSGVO herangezogen werden, also insbesondere bei einer Verarbeitung durch Fachpersonal, das einer Geheimhaltungspflicht unterliegt.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, muss diese für den konkreten Zweck ausdrücklich, informiert, freiwillig und wirksam erteilt werden. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine gerichtliche Bestellung begründet für sich genommen weder eine allgemeine Einwilligungsfähigkeit noch eine Befugnis, in die eigene Datenverarbeitung einzuwilligen. Fehlt eine gesetzliche Grundlage, unterbleibt die Verarbeitung.

Die Bereitstellung von Daten ist überwiegend gesetzlich veranlasst. Werden erforderliche Angaben nicht mitgeteilt, können Aufgaben aus dem gerichtlich bestimmten Aufgabenkreis nur eingeschränkt oder verzögert wahrgenommen werden.

4. Herkunft der Daten

Daten erhalten wir grundsätzlich von der betreuten Person selbst. Soweit erforderlich und zulässig, stammen sie auch von Betreuungsgerichten und Betreuungsbehörden, einem bisherigen Betreuer, Angehörigen, Vertrauenspersonen oder Bevollmächtigten, von Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungsträgern und anderen Sozialleistungsträgern, von Ärzten, Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und sozialen Diensten, von Banken, Versicherungen, Vermietern und weiteren Vertragspartnern sowie von Rechtsanwälten und sonstigen zuständigen Beteiligten.

Eine Erhebung ohne Mitwirkung der betroffenen Person richtet sich nach § 20 Abs. 2 in Verbindung mit § 4 Abs. 1 Satz 2 und 3 BtOG; ein bloßes Informationsinteresse genügt nicht. Werden Daten nicht bei Ihnen erhoben, informieren wir Sie nach Art. 14 DSGVO, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

5. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Daten übermitteln wir nur, soweit dies für die jeweilige Aufgabe erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Empfänger können sein:

• Betreuungsgerichte, Betreuungsbehörden und sonstige zuständige Behörden;
• Sozialleistungsträger, Kranken- und Pflegekassen;
• medizinische, pflegerische und soziale Einrichtungen;
• Banken, Versicherungen, Vermieter und weitere Vertragspartner;
• Rechtsanwälte, Steuerberater und Versicherer, soweit ihre Einbindung erforderlich ist;
• ein nachfolgender Betreuer sowie sonstige gesetzlich berechtigte Personen;
• die unter Abschnitt 6 genannten technischen Dienstleister.

Angehörige und Vertrauenspersonen erhalten nicht allein wegen ihrer persönlichen Beziehung Zugang zur Akte. Bei international tätigen Dienstleistern können Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden; diese stützen wir auf die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine Kopie der Garantien können Sie anfordern.

6. Aktenführung, Korrespondenz und eingesetzte Dienste

Die Betreuungsakte führen wir in der cloudbasierten Software Karedo der Karedo GmbH, Talstraße 4A, 13189 Berlin. Dort werden Stammdaten, Aufgabenbereiche, Korrespondenz, Dokumente, Termine, Vermerke und abrechnungsrelevante Angaben verarbeitet, je nach Aufgabenbereich auch Gesundheits-, Finanz- und Sozialleistungsdaten. Nach Anbieterangabe erfolgt das Hosting der Falldaten in Deutschland. Karedo verarbeitet die Daten für uns nach unseren Weisungen.

Ergänzend nutzen wir Google Workspace Business Standard mit Gmail und Google Drive für betreuungsbezogene Korrespondenz sowie für die Ablage und Sicherung von Dokumenten. Post an unsere Berliner Anschrift wird von der Dropscan GmbH, Ehrenbergstraße 16a, 10245 Berlin, geöffnet, digitalisiert und uns elektronisch bereitgestellt; Papierunterlagen werden nach unserer Weisung aufbewahrt, weitergeleitet oder vernichtet. Für Telefonie und Fax nutzen wir die sipgate GmbH, für die Kommunikation mit Gerichten ein elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (eBO).

Ausführlichere Beschreibungen dieser Dienste finden Sie in der Datenschutzerklärung für die Website. Für vertrauliche Betreuungsunterlagen nutzen wir WhatsApp nicht.

Innerhalb des Büros erhalten nur berechtigte Personen Zugriff, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, und nur im für ihre Aufgabe erforderlichen Umfang.

• Datenschutz bei Karedo

7. Aufbewahrung, Löschung und Herausgabe

Während der Betreuung bewahren wir die Unterlagen auf, solange sie für die Aufgabenwahrnehmung, die gerichtliche Berichterstattung und die Rechnungslegung benötigt werden.

Endet die Betreuung oder wechselt der Betreuer, geben wir die Betreuungsunterlagen nach § 1872 BGB an die betreute Person, ihre Erben oder den nachfolgenden Betreuer heraus. Danach behalten wir nur die Unterlagen, die wir zur Abrechnung, zum Nachweis ordnungsgemäßer Amtsführung oder zur Abwehr möglicher Ansprüche noch benötigen; maßgeblich sind dafür die gesetzlichen Verjährungsfristen. Für steuerlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten die Fristen des § 147 AO, die je nach Unterlagenart grundsätzlich zehn, acht oder sechs Jahre betragen und mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres beginnen. Diese Fristen betreffen nur die jeweils erfassten Abrechnungs- und Steuerunterlagen, nicht vollständige Betreuungsakten. Eine unbegrenzte Aufbewahrung vollständiger Akten findet nicht statt.

Digitale Kopien in Aktenführung, E-Mail-Ablage, Postdigitalisierung und Sicherungen werden in die Löschung einbezogen; Sicherungskopien entfallen mit dem jeweiligen Überschreibungszyklus.

8. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen.

Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung und beendet keine Verarbeitung, die unabhängig davon gesetzlich erforderlich ist.

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Gründe bestehen oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Zur Bearbeitung einer Anfrage können wir geeignete Angaben zur Identitätsprüfung verlangen; dabei fragen wir nur das Erforderliche ab.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für das Betreuungsbüro kommt insbesondere in Betracht:

• https://www.datenschutz.rlp.de

Bei Betreuungsunterlagen können gesetzliche Pflichten und die Rechte Dritter einzelne Rechte begrenzen, etwa wenn eine Löschung einer gerichtlichen Nachweispflicht widerspräche. Wir prüfen jedes Ersuchen einzeln und begründen eine Einschränkung.

9. Sicherheit, Entscheidungen und Änderungen

Wir schützen Betreuungsdaten durch dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung, beschränkte Zugriffsrechte, gesicherte Endgeräte und geregelte Sicherungen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Der oben angegebene Stand bezeichnet die letzte inhaltliche Änderung.